4 pasos fundamentales para mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad de tu empresa

En la actualidad, muchas organizaciones una vez implementado y certificado su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), olvidan seguir realizando una mejora continua en ella para el cual se pierde el esfuerzo realizado; uno de estos factores se debe a causa de que las empresas ven el SGC como actividades diferentes a lo rutinario, es decir, como un aspecto más de la burocracia que impide el avance de los procesos y las tomas de decisiones se retrasan, cuando el objetivo de este es todo lo contrario.

Establecer objetivos y acciones asociadas, la gestión de riesgos, la toma regular de datos para alimentar los KPI’s (indicadores), tratamiento regular de las quejas, entre otras consideradas como “actividades extras”.

El SGC basado en la Norma ISO 9001:2015, emplea un enfoque basado en procesos, que incorpora el ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos, el cual está incluido dentro de la etapa de planeación.

Los trabajos de mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de la Calidad deberían incluir las siguientes tareas:

• Actualización de la información documentada. En algunos contextos (sobre todo donde los cambios son continuos) los procesos se someten a modificaciones y los documentos, responsabilidades y riesgos no son revisados.
• Revisión y seguimiento del sistema de medición. Los indicadores de desempeño debieran estar actualizados a las circunstancias del contexto, monitorearse adecuadamente y tomar acciones para alcanzar los objetivos.
• Sensibilización y capacitación el SGC. El personal, los procesos y el SGC cambia y la formación del talento humano debería ir al ritmo de los cambios. El personal debe entender qué es el Sistema de Gestión y cuáles son las consecuencias que tiene el no realizarla adecuadamente.
• Actualización en la determinación y Gestión de los Riesgos. Las situaciones internas y externas son cambiantes en un SGC y se debería monitorear y actualizar la gestión de los riesgos cuando las circunstancias así lo ameriten.
• Auditorías internas. Problema que se visualiza en reiteradas ocasiones dentro de una empresa, esto se debe a la mala ejecución y seguimiento de sus auditorías internas.

Para tener implementado un eficiente SGC, debes plantearte las siguientes preguntas:

• ¿Ha mejorado la satisfacción de nuestro clientes?
• ¿Los procesos planteados han mostrado mejoras?
• ¿Los datos generados por el sistema, aportan información eficiente y oportuna para la toma de decisiones?
• ¿El SGC se alinea a la dirección estratégica?
• ¿El esfuerzo realizado representa una inversión o un costo?

Esto nos ayudará a tener una respuesta más eficiente y nos dará una idea de cómo está funcionando nuestro SGC, es decir, si se necesita mejorar o realizar cambios urgentes.